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06/12/2017 13:06

Dicas para gerenciar o tempo na viagem corporativa


(DINO - 06 dez, 2017) - Viagens corporativas trazem retornos positivos às empresas. Por meio delas, é possível manter e expandir relações com clientes, marcar presença em eventos, monitorar sedes externas, atrair investidores e demais ações importantes para os negócios. No entanto, o deslocamento será benéfico apenas com uma boa organização e estratégia.

Um dos maiores desafios é otimizar o tempo para que seja uma viagem produtiva. Gerenciar bem os horários desde o planejamento até o desembarque evita transtornos como atrasos e gastos desnecessários, o que proporciona um melhor aproveitamento dessa experiência.

Precisa de ajuda para não cometer erros? Listamos algumas dicas para gerenciar o tempo em viagens a trabalho, confira!

Planeje sua viagem corporativa com antecedência

Como em qualquer viagem, deixar para resolver os trâmites de última hora é arriscado. Compra de passagens, reserva em hotéis, agendar compromissos, tudo isso deve ser organizado antecipadamente.

Com o relógio ao seu favor, você terá maior flexibilidade para pesquisar tarifas mais baratas, quais melhores dias e horários para embarcar e escolher hotéis próximos às reuniões e eventos. Todos esses detalhes geram economia nos gastos da viagem.

Antes do embarque, para agilizar, você pode:

Optar por check-in online.
Não despachar sua bagagem. Inclusive, algumas companhias oferecem desconto para quem não as despacha, saiba mais.
Reservar o meio de transporte até o aeroporto com antecedência.
Evite carregar objetos metálicos para não se atrasar durante o controle de segurança do aeroporto.
Tenha a tecnologia como sua aliada

Recursos tecnológicos podem te auxiliar a não perder tempo durante sua estadia. Existem aplicativos específicos que podem ser úteis a diferentes propósitos, como:

Alimentação. Para facilitar a tarefa de encontrar restaurantes em um ambiente desconhecido, utilize aplicativos capazes de apontar quais estabelecimentos estão mais próximos de sua estadia. Ex.: Foodspotting.

Transporte. Perder-se durante o caminho pode ser bastante problemático em uma viagem corporativa. Diferente de um passeio a lazer, todo compromisso tem hora marcada e é importante ser pontual. Recursos como o Google Maps, além de evitar esse inconveniente, apontam quais as melhores rotas para chegar ao destino.

Organização de documentos e relatórios. Há ferramentas para dispositivos móveis capazes de scannear documentos. Ao invés de perder tempo organizando toda a papelada física, basta enviar o arquivo digital para seu e-mail ou armazenamento em nuvem. Quanto aos relatórios, escrevê-los a mão é cansativo e menos ágil, a tecnologia te auxilia nisso com aplicativos como o Office 365.

Prepare-se antes das reuniões

É importante que todos os encontros durante a viagem sejam produtivos. Caso contrário, não será possível trazer dados e resultados relevantes a empresa no retorno, logo o deslocamento terá sido uma perda de tempo e dinheiro para a empresa.

Para evitar essa hipótese e fazer valer a estadia, faça listas antes de todas as reuniões. Lembre-se de:

Determinar quais pautas precisam ser levantadas.
Selecionar os assuntos a serem resolvidos.
Preparar o material para apresentações com antecedência.
Não esquecer de confirmar quem estará presente para ter uma noção de quais perguntas e troca de ideias precisarão ser feitas.
Descanse antes da viagem

Pode parecer uma dica irrelevante, porém, manter seu bem-estar físico e mental interfere diretamente no seu bom rendimento. Como organizar seus dias e produzir com noites mal dormidas ou cansaço extremo? É preciso estar bem disposto para ter êxito durante a viagem.

Caso esteja indo para um destino internacional, o fuso-horário pode atrapalhá-lo. Evite o efeito Jet lag (mal-estar causado pela descompensação horária), descansando antes do embarque. Optar por remédios para dormir, exagerar na cafeína ou energéticos durante a estadia não é recomendável e pode aumentar sua fadiga. É recomendável investir em um cardápio saudável e ajustar o relógio dias antes do voo para se adaptar.

Na posição de administrador, procure não sobrecarregar o funcionário antes do embarque.

Mantenha o foco

Por que essa viagem é importante? Qual é o seu principal objetivo? Perguntas como essas são importantes para estabelecer o foco e evitar dispersões durante a estadia. O intuito é fechar acordo com algum cliente? Então essa terá de ser a prioridade, não resolva outras questões e deixe o primordial para última hora. Por mais que pareça óbvio, reforçar isso em sua mente é importante para um bom proveito do descolamento.

Conte com uma agência para viagens a negócios

Contar com uma agência de viagem especializada em viagens a negócios aumenta as chances de tudo ocorrer como o desejado de modo ágil e eficaz. Se ela for online, como é o caso da etrip, tanto a compra quanto o controle de gastos são dinâmicos e em tempo real.

Sobre a etrip

Somos uma plataforma 100% digital que oferece a pequenas e médias empresas benefícios e economia que antes só eram oferecidos a empresas com grande volume de viagens. Nascemos dentro do Grupo Tour House e, por isso, contamos com a experiência de mais de 27 anos da 6ª maior agência de viagens corporativas do Brasil. Com a gente, a compra e gestão de viagens para sua empresa não precisam ser complicadas.

Somos a etrip: existimos para conectar pessoas, lugares e propósitos.

Website: https://etrip.com.br

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